Primero, lo básico. Tienes que tener un formulario en tu sitio web donde la gente deje sus datos, ya sea para suscribirse a tu newsletter o para contactarte. Recomiendo agregar un ID a cada campo, dígase «Nombre»: #name, «Correo»: #email, etc… Si ya tienes uno, ¡genial! Si no, puedes crear uno fácilmente si usas WordPress con plugins como Gravity Forms o con una herramienta externa como Getform.io, que son súper fáciles de usar y, lo más importante, admiten webhooks.

¿Qué son los webhooks? Básicamente, un webhook es como un mensajero que lleva información de un lugar a otro en tiempo real. En este caso, el formulario enviará los datos de los leads directamente a Zapier tan pronto como alguien lo complete.

Consejo extra: Asegúrate de que tu formulario capture lo esencial: nombre, correo y cualquier otra cosita que te ayude a conocer mejor a tu lead. Pero ojo, no te pases pidiendo demasiada información; nadie quiere sentir que está llenando una solicitud de préstamo.

Aquí viene una parte importante que mucha gente se salta, pero tú no lo harás porque estás leyendo esta guía, ¿verdad? Los UTMs son pequeños códigos que añades a las URLs de tus campañas para saber exactamente de dónde vienen tus leads. Esto es crucial si quieres entender qué esfuerzos de marketing están funcionando.

Ejemplo práctico: Si estás promocionando tu formulario en Facebook, añadir un UTM te permitirá ver cuántos leads llegaron desde esa plataforma. Si no lo haces, es como lanzar una red al mar sin saber qué peces estás capturando.

Para configurarlos, puedes usar herramientas como Google’s Campaign URL Builder. No te preocupes, no necesitas ser un programador; es tan sencillo como llenar un formulario.

Una vez que un lead llena el formulario, necesitamos que esa información llegue a Zapier para que el show comience.

1. Crea un nuevo Zap en Zapier y selecciona Webhook como desencadenante.
2. Selecciona Catch Hook como Trigger event.
3. Zapier te dará una URL mágica (bueno, no es magia, pero casi) que vas a copiar.
4. En tu formulario (de WordPress, Getform.io, etc.), pega esa URL en el apartado Webhooks para que cada vez que alguien lo complete, Zapier reciba los datos.
5. Por último, haz click en el botón Test trigger en el panel de Zapier, ingresa a tu sitio web agregando las UTMs que quieras rastrear, por ejemplo https://tudominio.com/?utm_source=Facebook&utm_campaign=BlackFriday… completa y envía el formulario, ¡listo!, el zap lo detectará y podrás obtener toda la data que se envía a través del formulario.

¿Confuso? ¡No te preocupes! Es más fácil de lo que parece y, si te atascas, hay toneladas de tutoriales en línea para ayudarte.

¡Perfecto! Ya tienes los datos en Zapier, ahora es hora de almacenarlos en algún lugar que puedas revisar fácilmente. ¿Qué tal una hoja de cálculo en Google Sheets?

1. Añade una acción en Zapier y selecciona Google Sheets.
2. Conéctate a tu cuenta de Google y elige la hoja donde quieres guardar los datos, vamos, es muy intuitivo todo.
3. Mapea los campos para que cada dato del lead (nombre, correo, etc.) se coloque en la columna correcta. Ubica cada campo por el ID que definiste en tu formulario.

Truco práctico: Crea una hoja de cálculo simple con columnas para cada dato que quieras guardar. No necesitas nada sofisticado, solo algo que te permita ver claramente quiénes son tus leads y cómo contactarlos.

Finalmente, es importante que sepas cuándo alguien ha llenado tu formulario, ¿verdad? No querrás perderte la oportunidad de contactarlo de inmediato. Vamos a configurar una notificación por correo.

1. Añade otra acción en Zapier y selecciona Email by Zapier.
2. Configura la dirección de correo a la que quieres que llegue la notificación y personaliza el mensaje. Por ejemplo, podrías poner algo como: “¡Nuevo lead! Aquí están los detalles…”.
3. Agregar los datos capturados o variables en el cuerpo del mensaje, yo usualmente los coloco en formato HTML.

Pro Tip: Mantén estos correos simples y directos, con toda la información que necesitas para dar un seguimiento rápido y efectivo.